Documents et liens utiles :

Formulaire de remboursement frais de voyage

Directives DF-8 : Frais de voyage et de déplacement

• Aide-mémoire - Frais de voyage et déplacement
• Transporteurs aériens - Classe économique

Procédure à suivre

Pour demander le remboursement de vos frais de voyage, vous devez présenter les documents OBLIGATOIRES suivants :

• La preuve de l’évènement : cela peut être une invitation, une cocarde, le programme sur lequel apparait votre nom, un ordre du jour, un échange de courriel entre chercheur(euse)s confirmant les dates, lieu et objet de la rencontre.
• Les billets d’avion/train/bus ET cartes d’embarquement (si aucune autre preuve de présence sur le lieu de l’événement).
• Les reçus de carte bancaire de restaurant ET la facture détaillée.
• La facture détaillée d’hôtel.
• Les factures de taxi, Uber, etc.

Ce que vous pouvez ou ne devez pas faire :

• Frais d’alcool: Les directives concernant les frais liés à l’alcool sont très rigides. Il est important de présenter une facture détaillée des repas et rayer les frais d’alcool de la facture.
• Billet d’avion et chambre d’hôtel en classe affaire ou supérieure: Les organismes subventionnaires autorisent uniquement le remboursement des classes économiques et chambre standard. Une classe supérieure peut être acceptée avec l’autorisation de l’organisme et sur présentation d’un justificatif. La demande d’autorisation doit être faite avant l’achat ou la réservation.
• Supplément de bagage: Les organismes subventionnaires autorisent le remboursement d’un seul bagage. Pour tout bagage supplémentaire un justificatif est nécessaire.
• L’Université rembourse toujours le payeur. Dans le cas d’une situation particulière liée à un arrangement entre étudiant(e)s où l’on souhaite rembourser une ou plusieurs autres personnes, il faut fournir un justificatif. Le payeur doit confirmer dans un courriel les modalités du remboursement.
• Frais kilométrique: Il est important de présenter une preuve de l’évènement ou dans le cadre de visite à domicile pour une étude, le nom de la recherche accompagnée d’une synthèse listant les numéros des familles visitées, leurs adresses et le nombre de kilomètre réalisés. Il est nécessaire de joindre une estimation des distances via Google Maps pour chacun des trajets. Pour votre information, les normes de l’Université de Montréal indiquent qu’il faut rembourser 57 cents par kilomètre jusqu’à l’équivalent du coût d’un billet d’avion en classe économique augmenté d’une somme raisonnable représentant les frais de déplacement d’aller et retour à l’aéroport. Pour le covoiturage cette somme est portée à 70 cents.
• Frais de repas: Lors d’un déplacement de plus de 20Km, pour une activité dont la durée comprend l’heure d’un repas, l’Université rembourse les frais réels de repas sur présentation de pièces justificatives ou verse une allocation fixe, sans qu’il soit nécessaire de présenter des pièces justificatives jusqu’à concurrence des montants maximaux suivants : 

Documents et liens utiles
Formulaire DF-7A: Frais de représentation
Formulaire DF-7B: Frais de réception

Procédure à suivre
Vous devez toujours :

• préciser l’objet de la rencontre;
• lister les noms des participant(e)s;
• fournir une preuve de l’évènement (cela peut être une impression de l’annonce de l’évènement sur le site web, une invitation, un programme, un ordre du jour ou encore un échange de courriels entre chercheur(euse)s confirmant les dates, lieu et objet de l’évènement).

Procédure à suivre

• Vous devez vous assurer qu’un lien est établi entre le matériel ou le service que vous souhaitez acheter et vos travaux de recherches. Si la facture à elle seule ne permet pas à faire ce lien, un justificatif sera nécessaire. Notez qu’une simple note explicative de votre part peut faire office de justificatif.
• Matériel informatique: Le matériel informatique est soumis à justificatif également et les commandes de matériel doivent idéalement passer par le fournisseur de l’Université INSO.
• Fournitures de bureau: Les fournitures de bureau standards telles que les trombones, stylos, chemises ou tablettes de papier, qui peuvent être fournies par l’établissement, ne sont pas des dépenses admissibles. Les fournitures particulières qui ne peuvent pas être fournies par l’établissement, telles que le papier utilisé pour la collecte de données (questionnaires) ou l’impression d’un article, sont des dépenses admissibles. Pour tout achat de fourniture, il est préférable de passer par le fournisseur officiel de l’Université Bureau en Gros.

Pour demander le remboursement de dépenses autres que les frais de voyage, vous devez présenter les documents suivants :

• Preuves de paiement en format papier ou électronique identifiées au nom de l’UdeM ou en votre nom.
• Relevé bancaire : vous devez fournir votre relevé bancaire et celui-ci doit mentionner votre nom complet et/ou les 4 derniers chiffres de votre carte.

À noter : Tout achat ou service de 5000$ et plus doit faire l’objet d’une demande d’approvisionnement. Pour plus de détails, veuillez prendre contact avec notre technicienne en administration.

Documents et liens utiles
SÉSUM - Convention collective
Offre d'emploi

Procédure à suivre

IMPORTANT! Tel qu’indiqué dans la convention collective du syndicat des étudiant(e)s salarié(e)s de l’Université de Montréal, le nombre d’heures payées à une personne salariée aux trimestres d’automne et d’hiver ne peut pas dépasser 255 heures par trimestre (en moyenne 17 heures par semaine; cette moyenne peut être augmentée par le directeur de l’unité). Cependant, les heures travaillées au cours de la période du congé des fêtes, tel que prévu par le calendrier universitaire adopté par la commission des études, ne sont pas comptabilisées dans le nombre maximal de 255 heures. Au cours du trimestre d’été, le nombre maximal d’heures ne s’applique pas.

Auxiliaires de recherche

Moins de 35 heures par trimestre (non soumis à l'affichage):

• Votre étudiant(e) étant inscrit(e) à l’UdeM, il/elle peut donc être embauché(e) via un contrat d’auxiliaire de recherche. Il suffit de spécifier votre demande (nombre d'heures, période du contrat ainsi que le Fonds de recherche) auprès de la technicienne en administration.

35 heures et plus par trimestre (soumis à l’affichage) :

• Offre d’emploi (à remplir par le/la professeur(e).
• Selon l’article 6.01 : L’Université affiche pendant au moins cinq (5) jours ouvrables au sein de l’unité concernée, et généralement avant le début du trimestre, tout emploi d’assistante et d’assistant technique comportant trente-cinq (35) heures et plus qui sera disponible au cours de chaque trimestre, sauf lorsqu’il s’agit d’une prolongation de contrat ou d’un remplacement.

• Prolongation: une prolongation a lieu à l'intérieur du même trimestre.

• Renouvellement: Un renouvellement a lieu dans le cadre d’un même projet de recherche, au cours de trimestres consécutifs. Nous n'avons pas besoin de faire un affichage dans le cas d'un renouvellement de contrat. Il suffit d'envoyer un courriel à notre technicienne en administration et elle fera le nécessaire dans Synchro. N'oubliez pas d'indiquer les renseignements suivants : nom, prénom, projet, le nombre d'heure et la période du contrat.