Professeur(e)s - Volet Administratif et financier
Nous joindre
Églantine Hontanx
Adjointe à la direction
Téléphone : 514 343-2405
Chantal Brunet
Technicienne en administration
Téléphone : 514-343-6111, poste 41430
Procédure pour approuver une dépense dans Synchro
Normes et règles - Organismes de recherche
Normes et règles - Organismes de recherche
Documents et liens utiles
Vous trouverez toutes les informations liées aux normes et règles des organismes de recherche en cliquant sur les liens suivants :
ORGANISMES FÉDÉRAUX :
Gestion des dépenses | Fonds de recherche des trois grands organismes fédéraux (GAFTO)
ORGANISMES PROVINCIAUX :
Dépenses
Dépenses
Frais de voyage
Documents et liens utiles :
Formulaire de remboursement frais de voyage
Directives DF-8 : Frais de voyage et de déplacement
Procédure à suivre
Pour demander le remboursement de vos frais de voyage, vous devez présenter les documents OBLIGATOIRES suivants :
- La preuve de l’évènement : cela peut être une invitation, une cocarde, le programme sur lequel apparait votre nom, un ordre du jour, un échange de courriel entre chercheur(euse)s confirmant les dates, lieu et objet de la rencontre.
- Les billets d’avion/train/bus ET cartes d’embarquement (si aucune autre preuve de présence sur le lieu de l’événement).
- Les reçus de carte bancaire de restaurant ET la facture détaillée.
- La facture détaillée d’hôtel.
- Les factures de taxi, Uber, etc.
Ce que vous pouvez ou ne devez pas faire :
- Frais d’alcool: Les directives concernant les frais liés à l’alcool sont très rigides. Il est important de présenter une facture détaillée des repas et rayer les frais d’alcool de la facture.
- Billet d’avion et chambre d’hôtel en classe affaire ou supérieure: Les organismes subventionnaires autorisent uniquement le remboursement des classes économiques et chambre standard. Une classe supérieure peut être acceptée avec l’autorisation de l’organisme et sur présentation d’un justificatif. La demande d’autorisation doit être faite avant l’achat ou la réservation.
- Supplément de bagage: Les organismes subventionnaires autorisent le remboursement d’un seul bagage. Pour tout bagage supplémentaire un justificatif est nécessaire.
- L’Université rembourse toujours le payeur. Dans le cas d’une situation particulière liée à un arrangement entre étudiant(e)s où l’on souhaite rembourser une ou plusieurs autres personnes, il faut fournir un justificatif. Le payeur doit confirmer dans un courriel les modalités du remboursement.
- Frais kilométrique: Il est important de présenter une preuve de l’évènement ou dans le cadre de visite à domicile pour une étude, le nom de la recherche accompagnée d’une synthèse listant les numéros des familles visitées, leurs adresses et le nombre de kilomètre réalisés. Il est nécessaire de joindre une estimation des distances via Google Maps pour chacun des trajets. Pour votre information, les normes de l’Université de Montréal indiquent qu’il faut rembourser 57 cents par kilomètre jusqu’à l’équivalent du coût d’un billet d’avion en classe économique augmenté d’une somme raisonnable représentant les frais de déplacement d’aller et retour à l’aéroport. Pour le covoiturage cette somme est portée à 70 cents.
- Frais de repas: Lors d’un déplacement de plus de 20Km, pour une activité dont la durée comprend l’heure d’un repas, l’Université rembourse les frais réels de repas sur présentation de pièces justificatives ou verse une allocation fixe, sans qu’il soit nécessaire de présenter des pièces justificatives jusqu’à concurrence des montants maximaux suivants :
Canada | Étranger | |
Déjeuner | 13,00 | 15,00 |
Dîner | 22,00 | 27,00 |
Souper | 35,00 | 48,00 |
Total | 70,00 | 90,00 |
Frais de réception et de représentation
Documents et liens utiles
Formulaire DF-7A: Frais de représentation
Formulaire DF-7B: Frais de réception
Procédure à suivre
Vous devez toujours :
- préciser l’objet de la rencontre;
- lister les noms des participant(e)s;
- fournir une preuve de l’évènement (cela peut être une impression de l’annonce de l’évènement sur le site web, une invitation, un programme, un ordre du jour ou encore un échange de courriels entre chercheur(euse)s confirmant les dates, lieu et objet de l’évènement).
Réquisition de paiement
Procédure à suivre
- Vous devez vous assurer qu’un lien est établi entre le matériel ou le service que vous souhaitez acheter et vos travaux de recherches. Si la facture à elle seule ne permet pas à faire ce lien, un justificatif sera nécessaire. Notez qu’une simple note explicative de votre part peut faire office de justificatif.
- Matériel informatique: Le matériel informatique est soumis à justificatif également et les commandes de matériel doivent idéalement passer par le fournisseur de l’Université INSO.
- Fournitures de bureau: Les fournitures de bureau standards telles que les trombones, stylos, chemises ou tablettes de papier, qui peuvent être fournies par l’établissement, ne sont pas des dépenses admissibles. Les fournitures particulières qui ne peuvent pas être fournies par l’établissement, telles que le papier utilisé pour la collecte de données (questionnaires) ou l’impression d’un article, sont des dépenses admissibles. Pour tout achat de fourniture, il est préférable de passer par le fournisseur officiel de l’Université Bureau en Gros.
Pour demander le remboursement de dépenses autres que les frais de voyage, vous devez présenter les documents suivants :
- Preuves de paiement en format papier ou électronique identifiées au nom de l’UdeM ou en votre nom.
- Relevé bancaire : vous devez fournir votre relevé bancaire et celui-ci doit mentionner votre nom complet et/ou les 4 derniers chiffres de votre carte.
À noter : Tout achat ou service de 5000$ et plus doit faire l’objet d’une demande d’approvisionnement. Pour plus de détails, veuillez prendre contact avec notre technicienne en administration.
Embauches
Embauches
Étudiant(e) de l’Université de Montréal
Documents et liens utiles
SÉSUM - Convention collective
Offre d'emploi
Procédure à suivre
IMPORTANT! Tel qu’indiqué dans la convention collective du syndicat des étudiant(e)s salarié(e)s de l’Université de Montréal, le nombre d’heures payées à une personne salariée aux trimestres d’automne et d’hiver ne peut pas dépasser 255 heures par trimestre (en moyenne 17 heures par semaine; cette moyenne peut être augmentée par le directeur de l’unité). Cependant, les heures travaillées au cours de la période du congé des fêtes, tel que prévu par le calendrier universitaire adopté par la commission des études, ne sont pas comptabilisées dans le nombre maximal de 255 heures. Au cours du trimestre d’été, le nombre maximal d’heures ne s’applique pas.
Auxiliaires de recherche
Moins de 35 heures par trimestre (non soumis à l'affichage):
- Votre étudiant(e) étant inscrit(e) à l’UdeM, il/elle peut donc être embauché(e) via un contrat d’auxiliaire de recherche. Il suffit de spécifier votre demande (nombre d'heures, période du contrat ainsi que le Fonds de recherche) auprès de la technicienne en administration.
35 heures et plus par trimestre (soumis à l’affichage) :
- Offre d’emploi (à remplir par le/la professeur(e).
- Selon l’article 6.01 : L’Université affiche pendant au moins cinq (5) jours ouvrables au sein de l’unité concernée, et généralement avant le début du trimestre, tout emploi d’assistante et d’assistant technique comportant trente-cinq (35) heures et plus qui sera disponible au cours de chaque trimestre, sauf lorsqu’il s’agit d’une prolongation de contrat ou d’un remplacement.
- Prolongation: une prolongation a lieu à l'intérieur du même trimestre.
- Renouvellement: Un renouvellement a lieu dans le cadre d’un même projet de recherche, au cours de trimestres consécutifs. Nous n'avons pas besoin de faire un affichage dans le cas d'un renouvellement de contrat. Il suffit d'envoyer un courriel à notre technicienne en administration et elle fera le nécessaire dans Synchro. N'oubliez pas d'indiquer les renseignements suivants : nom, prénom, projet, le nombre d'heure et la période du contrat.
Programme d'allocation pour dépenses professionnelles
Formulaire - Dépenses-professionnelles_2024-2025
Programme d'allocation pour les dépenses professionnelles
DIRECTION DES RESSOURCES HUMAINES
Vous trouverez sur cette page l'information relative au programme de dépenses professionnelles offert au personnel enseignant affilié au SGPPUM.
SGPPUM | Cliquez ici pour consulter la page destinée professeures et professeurs représentés par le SGPPUM
Le programme d'allocation pour les dépenses professionnelles permet aux professeures et professeurs de faire une demande de remboursement pour des dépenses admissibles reliées à leur travail professoral encourues au cours de l’année budgétaire, soit du 1er mai au 30 avril.
La professeure ou le professeur est avisé par courriel du montant de l’allocation annuelle au moment du versement de celle-ci dans son projet. La professeure ou le professeur doit ensuite s’assurer que le total des montants réclamés pour l’année budgétaire n’excède pas les disponibilités de son projet.
Dès leur arrivée, les nouveaux membres du corps professoral qui entrent en fonction en cours d’année budgétaire se voient attribuer le montant total de l’allocation professionnelle de l’année courante. Tout solde d’allocation non utilisé en date du 30 avril dans le compte d’une professeure ou d'un professeur ayant quitté ses fonctions en cours d’année retournera au fonds consolidé de l’Université.
Conditions d'admissibilité
· Être professeure ou professeur membre ou affilié au SGPPUM;
· Avoir mis à jour son curriculum vitae ou rapport d'activités et l'avoir transmis à la doyenne, au doyen ou à la directrice ou au directeur avant le 1er mai.
Procédure de réclamation des dépenses
FORMULAIRE
Veuillez prendre note que la professeure ou le professeur devra choisir l'une ou l'autre des options suivantes pour procéder à sa réclamation de dépenses.
Option 1 : demande de remboursement en ligne dans Synchro Finances
Encouragez la professeure ou le professeur à consulter la capsule d’aide Saisir une réquisition de paiement afin de connaître la marche à suivre pour soumettre sa demande en ligne. La personne devra porter une attention particulière à l'information relative à la section « Fichiers joints ».
Le professeur ou la professeure devra ensuite :
1. Remplir le formulaire de Déclaration de dépenses professionnelles électroniquement (SGPPUM) et y apposer une signature sécurisée à l'aide d'Adobe ou encore imprimer le formulaire, le remplir et le signer à l'aide d'une signature manuscrite et le numériser;
2. Joindre le formulaire dûment rempli dans Synchro Finances en cliquant sur le lien « Fichiers joints » (voir la capsule d'aide pour plus de détails).
Il est important de se rappeler que pour accéder à Synchro à l'extérieur du campus, il faut d'abord se connecter au VPN de l'Université.
Option 2 : demande de remboursement par le biais de la direction administrative votre unité.
Le professeur ou la professeure est responsable de remplir le formulaire de Déclaration de dépenses professionnelles (SGPPUM) et de l'envoyer avec signature originale par courriel à ccf@fin.umontreal.ca.
Pièces justificatives
La professeure ou le professeur n’a pas à fournir les pièces justificatives pour obtenir le remboursement de dépenses admissibles au programme. Elles doivent toutefois être conservées pour une période minimale de 6 ans. Devant l’incapacité de fournir les pièces justificatives sur demande, le remboursement de ces dépenses pourrait être considéré comme un avantage imposable par les autorités fiscales.
Les dépenses réclamées doivent :
· Être liées au travail professoral;
· Avoir été encourues entre le 1er mai et le 30 avril de l’année budgétaire en cours;
· Ne pas avoir été remboursées par une autre source de financement;
· Porter uniquement sur la partie du coût attribuable à l’usage professionnel lorsque la dépense porte sur un bien ou un service utilisé à la fois à des fins professionnelles et à des fins personnelles.
Dépenses admissibles
Les dépenses admissibles sont les suivantes :
· L’achat ou le remplacement d’un ordinateur normalisé conforme à la liste établie par le Comité consultatif sur les ordinateurs (Comité paritaire);
· L’inscription à des cours et à des activités de perfectionnement;
· L’achat de matériel informatique;
· L’achat de logiciels informatiques;
· L’abonnement à un service Internet à domicile;
· Les frais de téléphone, de messagerie vocale et du branchement au réseau informatique, engagés en sus du service actuellement fourni;
· L’utilisation des services de photocopie de l’Université en sus de ceux habituellement assumés par les unités pour l’enseignement;
· L’achat de livres et l’abonnement à des revues;
· Les frais de publication, y compris les frais de traduction ou de révision linguistique pour des textes * ;
· Les frais d’adhésion à des associations scientifiques;
· Les frais d'inscription à un congrès ou un colloque de nature scientifique ou professionnelle;
· Les frais de déplacement (avions, train, autobus) d'un aller-retour entre Montréal et le lieu de la tenue d'un congrès ou d'un colloque scientifique ou professionnel.
Il est important de rappeler à la professeure ou au professeur que tout bien acheté dans le cadre du Programme de remboursement des dépenses professionnelles demeure la propriété de l’Université.
* Ces dépenses doivent être payées à des personnes inscrites aux taxes et qui déclarent leur revenu. Pour les services payables à des personnes hors pays, la professeure ou le professeur doit s'assurer qu'elles respectent les règles fiscales de leur pays.
DÉPENSES PARTICULIÈRES POUR LES PERSONNES REPRÉSENTÉES PAR LE SGPPUM
Les professeures et professeurs représentés par le SGPPUM peuvent demander que leur allocation soit :
1. Affectée en tout ou en partie à leur unité pour l'embauche d'auxiliaires de recherche qui les soutiendront dans leurs activités de recherche.
2. Utilisée en tout ou en partie par leur unité pour verser une bourse à une étudiante ou un étudiant, dans le respect des règles habituelles s'appliquant à ces bourses.
L'achat de crédits carbone dans le cadre d'un déplacement est également une dépense admissible pour ce groupe de personnes.
Acquisition d'un ordinateur
L’acquisition d’un ordinateur doit se faire auprès d’INSO Solutions informatiques, fournisseur agréé de l’Université, parmi une liste de plusieurs modèles normalisés. La liste est mise à jour périodiquement par un comité paritaire. Un ordinateur normalisé garantit le soutien technique des TI durant toute la durée de vie utile de l’appareil.
Pour les ordinateurs personnels non normalisés, le service d’accès au réseau Intranet de l’Université doit faire l’objet d’une demande auprès des Technologies de l'information. Le service ne concerne alors que la connectivité de l’appareil au réseau informatique de l’Université.
La professeure ou le professeur peut acquérir son ordinateur normalisé et les accessoires nécessaires en utilisant l’une des deux modalités suivantes :
1. Commande en ligne par Synchro Finances (incluant l’imputation de la dépense au projet dans la même étape)
2. Commande en ligne sur le site INSO Solutions informatiques
Date limite et montant des réclamations
En cours d'année, une demande peut être faite chaque fois que le montant des déboursés atteint un minimum de 500 $. Pour la dernière demande de l’année, le montant réclamé peut être inférieur à 500 $. La professeure ou le professeur doit faire sa dernière réclamation au plus tard à la mi-avril de chaque année, car les remboursements doivent être complétés avant la fin de l'année financière. En raison de l’analyse de l’éligibilité au versement pour l’année à venir, les fonds sont indisponibles pour la période du 1er mai jusqu’au versement du montant mis annuellement à la disposition des membres du corps professoral, au plus tard le 1er août pour les personnes représentées par le SGPPUM.
Versement des montants déclarés
Le versement des montants réclamés est effectué dans le compte bancaire personnel de la professeure ou du professeur, où son salaire est déposé. Un avis de paiement est acheminé par courriel à l’adresse courriel institutionnelle de la personne au moment du versement.
Fermeture de projets
Pour les cessations d’emploi ou les départs à la retraite, les dépenses doivent avoir été réalisées en cours d’emploi et réclamées avant la mi-avril de chaque année, afin que les remboursements soient effectués avant la fin de l’année financière, soit le 30 avril. Après cette échéance, les projets sont fermés.
Honoraires professionnels
Salarié(e) ou Travailleur(euse) autonome ou Conférencier(ère)
Honoraires professionnels
Afin de faire le traitement de votre demande d'honoraire, ce document est requis afin que nous puissions exécuter votre requête.
Demande d'autorisation traitement par honoraire
Documents et liens utiles
Honoraires professionnels | Mise à jour des consignes et du formulaire de demande d’autorisation RH
